Guía · Campus deportivos

Cómo organizar un campamento de verano, paso a paso

Un campus de verano se gana o se pierde entre enero y abril. Esta es la hoja de ruta mes a mes que usamos tras más de 10 años organizando campus deportivos.

No hace falta genialidad, hace falta orden: decidir los números antes de comprometerse, abrir inscripciones pronto y cobrar bien. Vamos por meses.

Enero — decide los números (antes que el cartel)

Fechas y semanas, plazas máximas por semana, precio por semana y presupuesto completo: monitores con cargas sociales, instalación, comedor, seguros, materiales y excursiones. De ahí salen tus dos cifras de mando: el punto muerto (cuántos niños necesitas para no perder dinero) y el beneficio previsto. Si esto no cuadra en enero, en julio no se arregla. Te ayudan estas dos guías: cuánto cuesta organizar un campus y qué precio cobrar.

Febrero — instalación, seguros y papeles

Cierra por escrito la cesión o alquiler de la instalación (con horarios y qué pasa si llueve), contrata responsabilidad civil y accidentes, y revisa los requisitos de tu comunidad autónoma: ratios de monitores, titulaciones, certificados negativos de delitos sexuales de todo el equipo. Cada territorio tiene su norma: consúltala siempre.

Marzo — abre inscripciones (sí, ya)

Las familias organizan su verano en primavera; si abres en mayo, llegas al segundo plato. Necesitas: ficha de inscripción (datos del niño, alergias, tallas, autorizaciones), reserva de plaza no reembolsable al inscribirse y plazas visibles por semana. La inscripción online con pago con tarjeta en el momento convierte mucho más que el «rellena el PDF y haz una transferencia» — aquí tienes cómo montar el cobro sin perseguir a nadie.

Abril — equipo

Con las inscripciones entrando ya ves qué semanas se llenan. Contrata por semana, no por campus: los titulares que exija tu ratio y ayudantes para los restos, más un coordinador. El personal es tu mayor coste y crece a saltos — la guía de cuántos monitores necesitas explica los escalones y lo que cuesta de verdad cada uno.

Mayo — segunda ola de ventas

Recordatorio a la base de datos del año pasado, campaña en colegios y clubes, y vigila los umbrales de tu ratio: si una semana está en 19 ó 21 niños, decide si empujas ventas para saltar el escalón con margen o cierras el grupo. Cobra ahora los plazos pendientes de quien se inscribió pronto.

Junio — operación

Formación del equipo (pagada, un día), grupos por edades cerrados, lista de alergias y medicaciones en manos del coordinador, protocolo de recogidas (quién puede recoger a cada niño) y comunicación a familias: qué traer, horarios, teléfono de contacto. Último empujón de recordatorios de pago: entrar en julio con impagos es entrar perdiendo.

Julio — que ruede

Si hiciste lo anterior, julio es ejecutar: pasar lista, atender familias y ajustar la semana siguiente con datos reales. Y en agosto, con la cabeza fría, revisa qué semana ganó dinero y cuál no — ese es el presupuesto del año que viene.