Guía · Campus deportivos
Cómo cobrar las inscripciones sin perseguir transferencias
La parte que más desgasta de organizar un campus no son los niños: es cobrar. Así se monta un sistema de cobros que funciona solo.
El método tradicional — ficha en PDF, «ya te haré la transferencia», un excel de conciliación — tiene tres fugas: familias que preguntan y nunca completan, transferencias que no llegan, y horas tuyas cruzando ingresos con apellidos. Las tres tienen arreglo con cuatro decisiones.
1. Reserva de plaza cobrada en el momento
La inscripción termina con un pago con tarjeta de la reserva (30–50 €, no reembolsable), no con una promesa. Suena duro y es lo contrario: la familia que paga 50 € va en serio, y tú planificas monitores y comidas con plazas reales. La reserva se descuenta del precio total, así que a la familia no le cuesta nada extra.
2. El resto, en plazos con fecha
Dos cobros automáticos con fechas fijas (por ejemplo, 50 % el 1 de mayo y el resto el 1 de junio) o pago único con un pequeño descuento por pronto pago. Lo importante: las fechas las pone el campus, no cada familia, y quedan escritas desde la inscripción.
3. Tarjeta antes que transferencia
La transferencia parece gratis pero cuesta: llega tarde, llega sin concepto («campamento niño»), obliga a conciliar a mano y no se puede automatizar el recordatorio. El cobro con tarjeta entra al momento, se concilia solo y permite plazos automáticos. La pequeña comisión se paga sola con la primera tarde que no dedicas a cuadrar el banco.
4. Recordatorios automáticos, no llamadas incómodas
El impago casi nunca es mala fe: es una familia con lío. Un email automático 5 días antes del plazo y otro el día siguiente al vencimiento, con enlace directo para pagar, resuelve la mayoría sin que tú llames a nadie. Las conversaciones incómodas quedan para los dos casos raros de verdad.
Cómo queda el sistema completo
| Momento | Qué pasa | Quién lo hace |
|---|---|---|
| Inscripción | Ficha online + reserva con tarjeta | La familia, sola |
| 1 de mayo | Primer plazo + confirmación por email | Automático |
| 1 de junio | Segundo plazo + recibo | Automático |
| Impago | Recordatorio con enlace de pago | Automático |
| Tu panel | Quién ha pagado qué, en tiempo real | Se actualiza solo |
Ese es exactamente el sistema que monta Viabilo para campus deportivos: página de inscripción propia, reserva y plazos con tarjeta, y panel con los cobros al día. Con cobro con tarjeta, sin cuota fija: un 2 % de lo cobrado más 1 € por inscripción. Si prefieres cobrar tú, plan Solo gestión: 99 € por temporada más 5 € por niño.
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En una demo de 10 minutos inscribes a un niño de prueba, ves el pago de la familia y cómo queda tu panel. Sin compromiso.