Guía · Inscripciones
Inscripciones online para un campus: deja el Excel y el Google Forms
Un formulario de Google y una hoja de Excel sirven para empezar. El problema llega cuando hay cuatro semanas, sesenta familias, descuentos por hermanos y transferencias que no llegan. Esto es lo que debe hacer una inscripción online de campus para que no tengas que repasarla a mano cada noche.
Cuándo basta con un Google Forms (y cuándo no)
Si organizas una sola semana, con pocos niños y un precio único, un formulario gratuito y una hoja de cálculo pueden ser suficientes. Pero en cuanto el campus crece aparecen las mismas grietas:
- No controla las plazas. El formulario sigue aceptando inscripciones aunque la semana 2 esté llena; te enteras cuando ya has dicho que sí a 44 niños para 40 plazas.
- No cobra. La familia se apunta y después "ya hará la transferencia". Una inscripción sin pago es solo una intención.
- Los descuentos se calculan a mano: hermanos, varias semanas, matrícula... y cada error es una conversación incómoda.
- Los datos acaban en tres sitios: la respuesta del formulario, el Excel de pagos y el WhatsApp donde la madre te dijo que el niño es alérgico al kiwi.
Lo que debe hacer una inscripción online de campus
- Plazas por semana, en tiempo real. Cada semana tiene su aforo. Cuando se llena, se cierra sola y lo siguiente va a lista de espera, sin que tú toques nada.
- Precio calculado al momento. La familia elige semanas, horario y extras, y ve el total con sus descuentos aplicados antes de pagar.
- Pago en el mismo paso. Al terminar, la familia paga la reserva (o el total) con tarjeta. El resto, en plazos con fecha que pones tú.
- Ficha completa del niño: fecha de nacimiento, alergias, medicación, quién puede recogerle y autorizaciones. Te contamos qué pedir en la guía de la ficha de inscripción.
- Confirmación automática. La familia recibe un correo con lo que ha contratado y su plan de pagos. Tú no escribes nada.
- Desde el móvil y en pocos minutos. La mayoría de las familias se inscriben desde el teléfono, a menudo en el sofá por la noche. Si el formulario es largo o no se ve bien en el móvil, la abandonan.
Con un formulario, una hoja de pagos y un grupo de WhatsApp, cada inscripción vive en tres sitios. Con una inscripción online con pago, vive en uno: el panel del campus.
Comparativa rápida
| Qué necesitas | Formulario + Excel | Inscripción con pago |
|---|---|---|
| Cerrar una semana llena | A mano | Automático |
| Lista de espera | A mano | Automática |
| Descuentos (hermanos, semanas) | A mano | Calculados |
| Cobrar la reserva | Transferencia | Tarjeta, al inscribirse |
| Recordar los plazos | Tú, por WhatsApp | Correos automáticos |
| Saber quién ha pagado | Cruzar el banco | En el panel |
Cómo se hace con Viabilo
Viabilo nace de nuestra propia forma de llevar campus. Configuras semanas, plazas, horarios, extras y descuentos, y te da un enlace de inscripción con el nombre de tu campus para compartir con las familias. Cada inscripción entra en tu panel con su estado de pago, y la ocupación de cada semana se actualiza sola.
La familia ve su plan de pagos y paga cada plazo con tarjeta desde su página personal. El dinero llega directo a la cuenta del campus, y si alguien se retrasa, el recordatorio sale solo.
¿Y si no quiero cobrar con tarjeta?
También puedes usar las inscripciones, las plazas, los grupos y las alergias y seguir cobrando por transferencia, Bizum o en efectivo, marcando los pagos en el panel. Con cobro con tarjeta, Viabilo cobra un 2 % de lo cobrado más 1 € por inscripción (más la comisión de Stripe); sin tarjeta, 99 € por temporada más 5 € por niño. Sin permanencia, y la prueba es gratis.
Pruébalo con un campus de ejemplo
Entra a la demo y haz una inscripción como si fueras una familia: elige semanas, mira el precio con descuentos y llega hasta el pago. Sin registro y sin tarjeta. Si quieres probarlo con tu campus, te lo dejamos montado gratis.