Guía · Inscripciones
Ficha de inscripción para un campamento de verano: qué datos pedir
La ficha de inscripción es lo primero que ve una familia de tu campus y lo que vas a consultar cada mañana durante el verano. Si le falta un dato, lo echarás de menos el día que lo necesites; si le sobran veinte, la familia la dejará a medias. Esta es la lista que usamos nosotros.
1. Datos del niño o la niña
- Nombre y apellidos.
- Fecha de nacimiento (mejor que "edad": la necesitas para hacer los grupos y la edad cambia a mitad de verano).
- Curso escolar, si haces los grupos por curso en lugar de por año de nacimiento.
- Talla de camiseta, si das equipación.
- Sabe nadar: sí / no, si hay piscina o salidas al agua.
2. Salud: lo que no puede faltar
- Alergias e intolerancias (alimentarias y de otro tipo), con un campo libre para explicar qué hacer.
- Medicación que deba tomar durante el horario del campus, y quién la administra.
- Otras circunstancias que el monitor deba conocer: necesidades de apoyo, asma, epilepsia, diabetes...
- Tarjeta sanitaria o número de la mutua, si tu protocolo de accidentes lo pide.
Los datos de salud son especialmente protegidos. Pide solo los que necesitas para cuidar al niño, guárdalos donde solo los vea quien los necesite y explica para qué los usas. Revisa tu texto de protección de datos con un especialista antes de abrir inscripciones.
3. Familia y recogida
- Madre, padre o tutor: nombre, teléfono y correo electrónico.
- Un segundo teléfono de contacto por si el primero no responde.
- Personas autorizadas a recoger al niño, con su nombre y DNI, y si puede irse solo.
4. Lo que contrata
- Semanas que elige.
- Horario (media jornada, jornada completa, acogida temprana).
- Extras: comedor, excursiones, transporte.
- Hermanos inscritos, si aplicas descuento.
5. Autorizaciones
- Uso de imágenes: separa "fotos para las familias" de "fotos para redes y publicidad". Son dos permisos distintos.
- Salidas fuera de la instalación, si las hay.
- Actuación en caso de urgencia y traslado a un centro médico.
- Aceptación de las condiciones del campus: precio, plazos, política de cancelación y normas.
Los requisitos concretos dependen de tu comunidad autónoma; los tienes resumidos en la guía de requisitos para organizar un campamento.
Papel o formulario online
La ficha en papel o en PDF funciona, pero tiene un coste escondido: alguien tiene que pasarla a limpio, letra a letra, y después mantenerla al día cuando una familia cambia de semana o añade una alergia. Si la ficha es online, los datos entran ya ordenados y van directamente donde los necesitas: la lista de alergias del día, los grupos y los teléfonos de cada monitor.
Esa es la idea de la inscripción online con pago: la familia rellena la ficha, elige semanas y paga en el mismo paso, desde el móvil.
Tres errores frecuentes
Pedir la edad en lugar de la fecha de nacimiento: los grupos salen mal. Un único permiso de imagen para todo: luego no sabes qué puedes publicar. No pedir un segundo teléfono: el día que pasa algo, el primero siempre está apagado.
Que la ficha se rellene sola
En Viabilo, la familia rellena la ficha, elige semanas y paga desde el móvil. Tú ves alergias, recogidas y pagos en tu panel. Pruébalo con un campus de ejemplo, sin registro.