Ayuda · para organizadores
Pon tu campus en marcha en 5 pasos
Todo lo que necesitas para abrir inscripciones con Viabilo. Si algo no te cuadra, escríbenos a info@viabilo.es y te respondemos en menos de 24 h laborables.
Entra en tu panel
Abre viabilo.es/app/panel, escribe tu email y te llegará un enlace para entrar. No hay contraseñas.
¿No te llega? Mira en correo no deseado: lo envía info@viabilo.es. El enlace caduca a los 15 minutos; si se te pasa, pide otro. En el móvil puedes guardarlo como una app: en el navegador, "Añadir a pantalla de inicio".
¿Llevas más de un campus? Al entrar eliges cuál en Tus campus. Más abajo te contamos cómo funciona.
Revisa tu campus en Ajustes
En el menú, ⚙️ Ajustes. Ahí está todo lo que ven las familias:
- Tu campus: nombre, contacto, política de cancelación y el color de tu campus, que tiñe la página que ven las familias (si eliges uno muy claro, lo oscurecemos un poco para que se lea bien).
- Semanas y plazas: fechas de cada semana y cuántos niños caben.
- Horarios y precios: las jornadas (media, completa…) y los extras, como comedor o madrugadores.
- Descuentos y forma de pago: hermanos, descuento por semanas, matrícula, reserva al inscribirse y cuándo se pagan los plazos. Con las casillas Permitir pagar todo de una vez y Permitir reserva + 2 pagos decides qué opciones ven las familias (al menos una).
- Temporadas: arriba del todo. Abres y cierras inscripciones y preparas la temporada siguiente. Más abajo te lo explicamos.
¿Quieres tu logo? Mándanoslo por correo y lo ponemos.
Pruébalo como si fueras una familia
En el menú, 🔗 Copiar enlace de inscripción. Ábrelo e inscribe a un niño inventado: verás el precio con descuentos, el plan de pagos y el correo de confirmación que reciben las familias.
Esa inscripción de prueba aparecerá en tu panel. Si quieres que la quitemos, dínoslo.
Activa el cobro con tarjeta
En 💳 Cobros, pulsa Activar cobros. Te lleva a Stripe, la plataforma de pagos, para conectar tu cuenta bancaria. Son unos 10 minutos y se hace una sola vez; ten a mano los datos de tu club o empresa y tu IBAN.
Desde ese momento las familias pagan con tarjeta al inscribirse y el dinero llega directo a tu cuenta. Los recordatorios de los plazos pendientes salen solos por email.
Si alguien te paga por transferencia o en efectivo, pulsa ✓ cobrado en ese plazo y deja de recibir recordatorios. Si una familia pierde su enlace para pagar, pulsa 🔗 Copiar enlace de pago y se lo mandas por WhatsApp.
Comparte tu enlace
Pega tu enlace de inscripción en el grupo de WhatsApp de las familias, en la web y en las redes del club. Un mensaje que funciona:
¡Abiertas las inscripciones del campus de verano! 🏃 Elige semanas y horario, y paga la reserva con tarjeta en 2 minutos desde el móvil. Plazas limitadas por semana: [tu enlace]
El día a día
🏠 Inicio
Inscritos, cobrado y pendiente de un vistazo, y el equipo que necesitas según tu ratio.
🧒 Alumnos
Ficha de cada niño con alergias, medicación, personas autorizadas a recogerlo, permiso de fotos y estado de pago. Desde la ficha: ✏️ Editar datos (del niño y de la familia) y Anular inscripción.
📋 Listados en Excel
En Alumnos, Descargar listado (Excel): todos los niños con alergias, medicación y quién los recoge. En Grupos, ⬇ Listas para monitores: una lista por semana y grupo. Guárdalos con cuidado: llevan datos de salud.
✍️ Inscripción a mano
¿Una familia te llama o viene en persona? En Alumnos, ＋ Inscripción a mano abre el formulario de las familias para que lo rellenes tú con sus datos. El justificante y los pagos le llegan a su email.
📅 Semanas
Ocupación de cada semana y lista de espera cuando se llena.
👥 Grupos
Borrador automático por edades según tu ratio. Lo ajustas, asignas monitor y lo publicas: cada familia ve el grupo de su hijo.
💳 Cobros
Previsto, cobrado y vencido de la temporada. Recordatorios automáticos a quien se retrasa. En cada plazo: ✓ cobrado, ✎ para rebajarlo o quitarlo, deshacer si lo marcaste por error y 🔗 para copiar el enlace de pago de esa familia.
🎲 Actividades y 🧑🏫 Equipo
Banco de juegos para tus monitores y la lista de tu equipo.
Temporadas
🟢 Abrir y cerrar
En ⚙️ Ajustes → Temporadas, Abrir inscripciones activa tu enlace y Cerrar inscripciones lo para; lo inscrito y lo pagado no se toca. Solo puede haber una temporada abierta: al abrir una, la anterior se cierra sola.
🗂️ Ver otra temporada
Elige en la lista de Temporadas y todo el panel (alumnos, grupos, cobros) pasa a esa temporada. Así consultas el verano pasado sin mezclar números.
➡️ Preparar la siguiente
Escribe el nombre (te proponemos uno, como «Verano 2028») y pulsa Crear en borrador. Copia semanas, horarios y precios con las fechas un año después, sin inscripciones. Revisa fechas y precios y ábrela cuando quieras: hasta entonces las familias no la ven.
Varios campus
🏟️ Una sola cuenta
Si organizas más de un campus (por ejemplo, en dos sedes), los llevas todos con el mismo email. Al entrar ves Tus campus con los inscritos de cada uno y eliges en cuál trabajar.
🔀 Cambiar de campus
Desde el menú, Tus campus. Cada campus tiene su enlace, sus precios, sus familias y sus cobros, sin mezclarse. ¿Quieres añadir otro? Escríbenos y te lo montamos.
Preguntas
¿Cuánto cuesta?
La prueba es gratis. Cuando abres inscripciones eliges plan. Con cobros con tarjeta: 2 % + 1 € por inscripción, solo sobre lo que cobras (en una inscripción de 190 € son 4,80 €), más la comisión de Stripe (1,5 % + 0,25 € por pago con tarjeta europea); se descuenta sola de cada pago. Solo gestión, sin tarjeta (cobras tú por transferencia, Bizum o en efectivo; se elige en Cobros): 99 € por temporada + 5 € por niño inscrito. Sin permanencia en ninguno de los dos.
¿Puedo cambiar precios con las inscripciones abiertas?
Sí. Los cambios valen para las inscripciones nuevas; las que ya tienes mantienen el precio con el que se hicieron.
¿Quién ve los datos de las familias?
Tú y tu equipo desde el panel. Cada campus solo ve sus propias familias. Nosotros solo entramos en tu panel si nos pides ayuda o para resolver una incidencia. Los listados que descargas llevan datos de salud de menores: guárdalos con cuidado y no los reenvíes por grupos.
Una familia se da de baja: ¿qué hago?
Abre la ficha del niño y pulsa Anular inscripción (puedes anotar el motivo). Deja de salir en el panel, en los grupos y en los listados. Si no le queda ningún hermano inscrito, los plazos sin pagar desaparecen y la familia deja de recibir recordatorios. Lo que ya había pagado no se devuelve solo: si te toca devolverlo según tu política, hazlo desde Stripe o por transferencia. Si había lista de espera en sus semanas, te lo avisamos para que llames al siguiente.
Quiero rebajar o perdonar un plazo
En Cobros, pulsa ✎ en ese plazo y escribe el nuevo importe. Solo se puede bajar, nunca subir, y el mínimo es 0,50 €. Si pones 0, el plazo desaparece. El total de la familia se recalcula solo.
Marqué «cobrado» por error
Pulsa deshacer en ese plazo y vuelve a quedar pendiente (la familia vuelve a verlo para pagar y a recibir recordatorios). Solo se puede deshacer lo que marcaste tú a mano: un pago hecho con tarjeta no se deshace, se devuelve desde Stripe.
Me equivoqué en los datos de un niño o de la familia
En su ficha, ✏️ Editar datos: nombre, fecha de nacimiento, alergias, medicación, observaciones, contacto de la familia y personas autorizadas a recogerlo. Guarda y listo.
¿Y si una semana se llena?
La inscripción de esa semana se cierra sola y las familias pueden apuntarse a la lista de espera. La ves en Semanas.
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